Richtlinien für Telekommunikationsanlagen in Wohnungen von Pastoren und Pastorinnen und kirchlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie den dienstlichen Einsatz von Mobiltelefonen (Telekommunikationsrichtlinien)

1 Stehen Pastoren und Pastorinnen und kirchlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Telekommunikationsanlagen in dienstlich genutzten Büroräumen zur Verfügung, ist eine dienstliche Telekommunikationsanlage in der Privatwohnung nur in besonders begründeten Ausnahmefällen notwendig. 2 Liegt in der Wohnung ein Amts-/Dienstzimmer, kann regelmäßig eine dienstliche Telefonanlage als notwendig angesehen werden. 3 Telekommunikationsgeräte, die im privaten Wohnbereich installiert werden, sind privat zu bezahlen, es sei denn, es handelt sich um Telefongeräte, die notwendig sind, um die jederzeitige Erreichbarkeit von Pastoren oder Pastorinnen sicher zu stellen. 4 Auch die Anschaffung eines dienstlichen Personalcomputers für ein Amts-/Dienstzimmer aus kirchlichen Mitteln kann zulässig sein. 5 Bereits vorhandene Geräte sind vorrangig zu nutzen.

1 Die kirchliche Körperschaft, die die Kosten für dienstliche Telekommunikationsanlagen und Mobiltelefone und deren Betrieb zu tragen hat, entscheidet über die dienstliche Notwendigkeit, Art und Ausstattung der Anlagen und Mobiltelefone. 2 Bei der Entscheidung ist zu beachten, dass kirchliches Vermögen wirtschaftlich, sparsam und nur zur Erfüllung kirchlicher Aufgaben verwendet werden darf (§ 56 KGO, § 47 KKO, §§ 5 und 24 Absätze 2 und 3 KonfHOK, §§ 5 und 24 Absätze 2 und 3 KonfHO sowie §§ 5 und 27 Absätze 2 und 3 KonfHO-Doppik). 3 Im Hinblick auf die knapper werden Finanzmittel ist bei Änderungen oder Neuanschaffungen ein strenger Maßstab bei der Wirtschaftlichkeitsprüfung anzulegen und das Ergebnis zu dokumentieren.

Der Kirchenkreis kann im Rahmen der Zuweisung von Mitteln für Sachaufwand der Kirchengemeinden Kriterien für die Anschaffung von Telekommunikationsanlagen und Mobiltelefonen vorgeben (§ 23 Absatz 2 Nummer 3 KKO).

Mobiltelefone sollen nur in besonders begründeten Ausnahmefällen angeschafft werden, wenn dienstliche Gründe die sichere Erreichbarkeit erfordern (z.B. Notfallseelsorge).

Dienstliche Telekommunikationsanlagen und Mobiltelefone sind grundsätzlich nur unter dem Namen der entsprechenden kirchlichen Körperschaft in den Inhabernachweisen (Telefonbuch usw.) zu führen.

1 Soweit die Möglichkeit besteht, die dienstliche Telekommunikationsanlage sowie dienstliche Mobiltelefone (einschließlich eventueller Internetzugänge) privat mit zu benutzen, sind das Grundentgelt für den Anschluss in Höhe von 20 Prozent sowie die durch eine private Nutzung entstandenen Verbindungsentgelte der Körperschaft zu ersetzen, die die Kosten der Telekommunikationsanlage oder des Mobiltelefons trägt. 2 Zur Ermittlung des dienstlichen und privaten Nutzungsverhältnisses ist ein Einzelnachweis erforderlich, der das Datum sowie die zu erstattenden Verbindungsentgelte enthalten muss (z.B. Verbindungs- und Rechnungsnachweis der Telekommunikationsgesellschaft). 3 Für den Einzelnachweis ist es, sofern dazu die Möglichkeit besteht, verbindlich festzulegen, welche Rufnummer für private Zwecke genutzt werden soll. 4 Zur Vereinfachung kann eine pauschalierte Erstattung in entsprechender Anwendung von Nr. 3 Abs. 2 erfolgen. 5 Auch kann auf die Geltendmachung von Erstattungsbeträgen verzichtet werden, wenn diese unter 5 Euro pro Abrechnungszeitraum (monatlich) liegen.

1 Besteht ein Pauschaltarif (Flatrate) werden die Kosten mit 20 Prozent des Pauschaltarifs dem Nutzer in Rechnung gestellt. 2 Gesondert in Rechnung gestellte Gebühren sind, sofern sie aus privatem Anlass entstehen, zusätzlich zu erstatten. 3 Diese können in entsprechender Anwendung von Nummer 3.3. ebenfalls pauschaliert werden.

Telekommunikationsgeräte, die im privaten Wohnbereich installiert werden, oder private Mobiltelefone sind privat zu bezahlen.

1 Aufgrund eines detaillierten Einzelnachweises (z.B. Verbindungs- und Rechnungsnachweis der Telekommunikationsgesellschaft) können die dienstlich veranlassten Verbindungsentgelte steuerfrei ersetzt werden. 2 Rufnummern sind zu anonymisieren, wenn die geführten Gespräche unter die seelsorgerische Schweigepflicht fallen. 3 Darüber hinaus können auch die Aufwendungen für das Nutzungsentgelt der Telekommunikationsanlage oder des Mobiltelefons sowie für das Grundentgelt der Anschlüsse entsprechend dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon und Internet) steuerfrei ersetzt werden (§ 3 Nummer 50 EStG).

Zur Vereinfachung kann der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ergibt, für den pauschalen Auslagenersatz fortgeführt werden, und zwar so lange, bis sich die Verhältnisse ändern.

1 Hinsichtlich der Erstattung von Auslagen für Telekommunikation bei ehrenamtlicher Mitarbeit gelten weiterhin die Rundverfügungen G 2/92 vom 27. Januar 1992 und G 13/92 vom 4. August 1992, nach denen die nachgewiesenen Verbindungsentgelte erstattet werden können. 2 Auf Einzelnachweis kann verzichtet werden, wenn der insgesamt für einen Monat geltend gemachte Erstattungsbetrag 5 Euro nicht überschreitet.

1 Die Telekommunikationsrichtlinien treten am Ersten des auf die Veröffentlichung folgenden Monats in Kraft. 2 Gleichzeitig treten die Kommunikationsrichtlinien vom 9. August 2004 (Kirchl. Amtsbl. S. 129), geändert am 17. Februar 2010 (Kirchl. Amtsbl. S. 23), außer Kraft.