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Richtlinie über die Bereitstellung und Nutzung von Endgeräten der Informations- und Kommunikationstechnik
(IuK-Richtlinie)

Vom 14. Februar 2022

KABl. 2022, S. 6

Das Landeskirchenamt hat die folgende Richtlinie beschlossen:
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§ 1
Geltungsbereich

Diese Richtlinie regelt die Nutzung dienstlicher Endgeräte der Informations- und Kommunikationstechnik (Kommunikationsgeräte) sowie die dienstliche Nutzung privater Kommunikationsgeräte durch beruflich und ehrenamtlich Mitarbeitende, soweit kirchenrechtlich nichts anderes geregelt ist.
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§ 2
Kommunikationsgeräte

Kommunikationsgeräte im Sinne dieser Richtlinien sind
  1. mobile Kommunikationsgeräte (insbesondere Smartphone, Laptop, Tablet),
  2. stationäre Kommunikationsgeräte (insbesondere Telefon, Personal Computer, Telefaxgerät) und
  3. Telefon- und Internet-Anschlüsse.
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§ 3
Dienstliche Kommunikationsgeräte

( 1 ) Beruflich und ehrenamtlich Mitarbeitende können mit dienstlichen Kommunikationsgeräten ausgestattet werden, wenn die übertragenen Aufgaben es von ihrem Inhalt oder Umfang her erfordern.
( 2 ) Über die Bereitstellung der erforderlichen dienstlichen Kommunikationsgeräte entscheidet
  1. bei Gemeindepfarrerinnen und Gemeindepfarrern (§ 4 Absatz 1 und 2 PfDGErgG) die kirchliche Körperschaft, bei der deren Stelle errichtet ist oder in der sie einen Auftrag zur Mitarbeit wahrnehmen,
  2. bei Pfarrerinnen und Pfarrern der Landeskirche (§ 4 Absatz 3 und 4 PfDGErgG), die nicht in einer landeskirchlichen Einrichtung tätig sind, der Kirchenkreis, dessen Konvent sie zugewiesen sind,
  3. bei Pfarrerinnen und Pfarrern der Landeskirche, die in einer landeskirchlichen Einrichtung tätig sind, die zuständige landeskirchliche Einrichtung,
  4. bei Kirchenbeamtinnen und Kirchenbeamten der Dienstherr,
  5. bei privatrechtlich Beschäftigten der Anstellungsträger,
  6. bei ehrenamtlich Mitarbeitenden die beauftragende Körperschaft.
( 3 ) Die Bereitstellung kann von der nach Absatz 2 zuständigen Stelle jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen werden.
( 4 ) Dienstliche Kommunikationsgeräte werden im Namen und auf Rechnung der nach Absatz 2 zuständigen Stelle angeschafft. Nach Beendigung des Dienstes müssen die Mitarbeitenden die ihnen überlassenen Kommunikationsgeräte auch ohne besondere Aufforderung unverzüglich zurückgeben.
( 5 ) Dienstliche Kommunikationsgeräte sollen von der nach Absatz 2 zuständigen Stelle technisch voreingerichtet, gewartet und verwaltet werden. Die nach Absatz 2 zuständige Stelle kann bestimmen, dass einzelne Anwendungen oder Funktionen auf einem dienstlichen Kommunikationsgerät nicht verwendet werden dürfen. Mobile Kommunikationsgeräte können außerdem so eingerichtet werden, dass sie insbesondere bei Verlust oder Diebstahl aus der Ferne gesperrt werden können (Mobile Device Management).
( 6 ) Dienstliche Kommunikationsgeräte dürfen Dritten nicht zur Nutzung überlassen werden.
( 7 ) Die nach Absatz 2 zuständige Stelle kann weitere Einzelheiten zur Beschaffung der Kommunikationsgeräte regeln. Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit (§ 27 HO-Doppik) sind zu beachten.
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§ 4
Private Nutzung dienstlicher Kommunikationsgeräte

( 1 ) Dienstliche Kommunikationsgeräte dürfen grundsätzlich nur im Rahmen der übertragenen Aufgaben genutzt werden.
( 2 ) Zur dienstlichen Nutzung gehört auch eine Nutzung im Rahmen von Nebentätigkeiten, die
  1. auf Verlangen, Vorschlag oder Veranlassung der nach § 3 Absatz 2 zuständigen Stelle oder
  2. im kirchlichen Interesse auf Grund der Beauftragung durch eine kirchliche Körperschaft wahrgenommen werden.
( 3 ) Die nach § 3 Absatz 2 zuständige Stelle kann eine private Nutzung gestatten. Deren Einzelheiten sind im Rahmen einer Nutzungsvereinbarung zu regeln. Dabei ist auch die Kostenerstattung zu regeln; sie soll 10 % des Grundentgeltes nicht überschreiten. Zusätzliche Kosten für die private Nutzung, die nicht im Grundentgelt enthalten sind, sind von den jeweiligen Mitarbeitenden selbst zu tragen.
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§ 5
Dienstliche Nutzung privater Kommunikationsgeräte

( 1 ) Wenn die Voraussetzungen für eine Bereitstellung dienstlicher Kommunikationsgeräte vorliegen, können stattdessen auch private Kommunikationsgeräte dienstlich genutzt werden. Über die dienstliche Nutzung ist eine Nutzungsvereinbarung abzuschließen, die auch die Kostenerstattung regelt. Den Mitarbeitenden können die dienstlich veranlassten Kosten anteilig in Höhe von bis zu 25 Euro monatlich erstattet werden. Der Erstattungsbetrag ist je nach Anzahl der dienstlich mitgenutzten Kommunikationsgeräte entsprechend anzupassen.
( 2 ) Das Nähere zur Kostenerstattung regeln die Kirchenkreise in ihrer Finanzsatzung. Dabei können sie auch nähere Regelungen treffen, für welche Personengruppe eine Bereitstellung dienstlicher Kommunikationsgeräte oder eine Kostenerstattung für die dienstliche Nutzung privater Kommunikationsgeräte in Betracht kommt.
( 3 ) Beruflich Mitarbeitende, die eine Kostenerstattung nach Absatz 1 erhalten, bekommen darüber jährlich zusammen mit der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung einen Nachweis. Sie müssen jährlich bestätigen, dass Ihnen für den dienstlichen Einsatz von Kommunikationsgeräten tatsächlich mindestens Kosten in Höhe der gezahlten Pauschale entstanden sind. Auf Verlangen müssen sie entsprechende Nachweise vorlegen. Ehrenamtlich Mitarbeitende haben die steuerlichen Regelungen in eigener Verantwortung zu beachten.
( 4 ) Mitarbeitende, die eine Kostenerstattung nach Absatz 1 erhalten, müssen bei Antragstellung versichern, dass sie bei der dienstlichen Nutzung privater Geräte die technisch-organisatorischen Maßnahmen treffen, die erforderlich sind, um den Belangen des Datenschutzes und der IT-Sicherheit Rechnung zu tragen.
( 5 ) Private Kommunikationsgeräte, die dienstlich genutzt werden, können in ein Mobile Device Management eingebunden werden.
( 6 ) Eine Haftung der nach § 3 Absatz 2 zuständigen Stelle ist ausgeschlossen, wenn im Zusammenhang mit der dienstlichen Nutzung, insbesondere der Nutzung dienstlicher Anwendungen, private Daten verloren gehen oder andere Schäden entstehen.
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§ 6
Nutzungsvereinbarungen

Das Landeskirchenamt stellt Muster für Nutzungsvereinbarungen nach § 4 Absatz 3 und § 5 Absatz 1 sowie für Erklärungen nach § 5 Absatz 4 zur Verfügung. Die Muster können im Kirchenkreis für verbindlich erklärt werden.
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§ 7
Übergangsregelung

Wurden vor dem Inkrafttreten dieser Richtlinie Verträge über dienstliche Telefon- und Internetanschlüsse nicht im Namen und auf Rechnung der jeweiligen kirchlichen Körperschaft abgeschlossen, soll die Anpassung zeitnah veranlasst werden. Kündigungsfristen und Vertragslaufzeiten sind zu beachten.
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§ 8
Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Richtlinie tritt mit Wirkung vom 1. Januar 2022 in Kraft. Gleichzeitig treten die Telekommunikationsrichtlinien vom 16. Oktober 2012 (Kirchl. Amtsbl. 2013 S. 14) außer Kraft.